Laatst bijgewerkt: 1 Januari 2026

Hotel Portinari respecteert uw privacy en behandelt persoonsgegevens met zorg, transparantie en passende beveiligingsmaatregelen.

Dit privacy- en gegevensbeschermingsbeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen wanneer u onze website bezoekt, een reservatie maakt, in Hotel Portinari verblijft, onze gebouwen bezoekt, contact met ons opneemt of op een andere manier gebruikmaakt van onze diensten.

Het beleid licht ook ons gebruik van camerabewaking en elektronische toegangs- en deurlogs toe.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

NV Zandhotel
handelend onder de naam Hotel Portinari
Ondernemingsnummer: BE 0423.614.935
’t Zand 15
8000 Brugge
België

Telefoon: +32 (0)50 34 10 34
E-mail: info@portinari.be
Vragen over privacy en beveiliging: manager@portinari.be
Website: www.portinari.be

In dit beleid verwijzen “Hotel Portinari”, “wij”, “ons” en “onze” naar NV Zandhotel.

2. Op wie is dit beleid van toepassing?

Dit beleid is onder meer van toepassing op persoonsgegevens van:

• hotelgasten en medereizigers;
• personen die een reservatie maken of aanvragen;
• bezoekers van ons hotel, restaurant, bar of eventruimtes;
• bezoekers van onze website;
• personen die ons contacteren via telefoon, e-mail, sociale media of een ander communicatiekanaal;
• personen die zich inschrijven voor onze nieuwsbrief of marketingcommunicatie;
• leveranciers, zakelijke contacten en vertegenwoordigers van ondernemingen;
• deelnemers aan vergaderingen, groepen en evenementen in onze gebouwen.

Voor werknemers, sollicitanten en andere specifieke categorieën van personen kan afzonderlijke privacy-informatie van toepassing zijn.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Hotel Portinari kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken.

Identificatie- en contactgegevens

Dit kan onder meer omvatten:

• voor- en achternaam;
• postadres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• nationaliteit;
• geboortedatum, waar nodig;
• gegevens van een identiteitsdocument waar dit wettelijk vereist is;
• bedrijfsnaam en btw- of facturatiegegevens.

Reservatie- en verblijfsgegevens

Dit kan onder meer omvatten:

• aankomst- en vertrekdatum;
• kamertype en kamernummer;
• aantal en identiteit van gasten waar van toepassing;
• reservatiegeschiedenis;
• doorgegeven verzoeken en voorkeuren;
• correspondentie over uw reservatie of verblijf;
• informatie over diensten die tijdens uw verblijf werden besteld;
• klachten, incidenten en gegevens met betrekking tot gastenservice.

Wanneer u vrijwillig informatie verstrekt over allergieën, toegankelijkheidsvereisten of andere bijzondere behoeften, verwerken wij deze informatie uitsluitend voor zover dit nodig is om de gevraagde dienst te verlenen.

Betalings- en facturatiegegevens

Wij kunnen onder meer verwerken:

• betaalmethode;
• betalingsstatus;
• transactiereferenties;
• betaalde of openstaande bedragen;
• facturatiegegevens;
• informatie over voorschotten of garanties.

Betaalkaartgegevens kunnen worden verwerkt via gespecialiseerde betalingsdienstverleners. Hotel Portinari ontvangt of bewaart niet noodzakelijk zelf de volledige kaartgegevens.

Online en technische informatie

Wanneer u onze website of online diensten gebruikt, kunnen wij technische informatie verwerken zoals:

• IP-adres;
• browser- en apparaatgegevens;
• datum en tijdstip van toegang;
• bezochte pagina’s;
• verwijzende website;
• technische logs;
• cookie-identificatoren en gelijkaardige technologieën waar van toepassing.

Communicatie

Wij kunnen communicatie met u bewaren, waaronder e-mails, berichten, telefonische notities en correspondentie via reservatieplatformen of andere communicatiediensten, wanneer dit nodig is voor gastenservice, reservatiebeheer, geschillenbeslechting, beveiliging of juridische doeleinden.

Camerabeelden

Bepaalde zones van Hotel Portinari zijn beveiligd met camerabewaking.

Meer informatie vindt u in artikel 10 hieronder.

Elektronische toegang en deurlogs

Onze elektronische toegangscontrolesystemen kunnen informatie registreren over het gebruik van elektronische sleutels, sleutelkaarten, toegangsgegevens of andere toegangsmechanismen.

Meer informatie vindt u in artikel 11 hieronder.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.

Deze doeleinden omvatten onder meer:

• het verwerken van vragen en reservatieaanvragen;
• het beheren en uitvoeren van hotelreservaties;
• het identificeren en ontvangen van gasten;
• het leveren van hotel-, restaurant-, event- en andere aangevraagde diensten;
• het verwerken van betalingen, voorschotten en facturen;
• communicatie met gasten vóór, tijdens en na hun verblijf;
• het behandelen van verzoeken, klachten en geschillen;
• het naleven van boekhoudkundige, fiscale, registratie- en andere wettelijke verplichtingen;
• het beveiligen van onze gebouwen, gasten, medewerkers en eigendommen;
• het voorkomen en onderzoeken van diefstal, fraude, ongeoorloofde toegang en andere incidenten;
• het beheren van elektronische toegang tot kamers en beveiligde zones;
• het onderhouden en verbeteren van onze website en IT-systemen;
• het beschermen van onze IT-infrastructuur tegen misbruik en beveiligingsincidenten;
• het analyseren en verbeteren van onze dienstverlening;
• het versturen van marketingcommunicatie waar dit wettelijk is toegestaan;
• het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het oorspronkelijke doel waarvoor ze werden verzameld.

5. Rechtsgronden voor verwerking

Afhankelijk van de verwerking steunt Hotel Portinari op één of meer van de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een reservatie te verwerken, accommodatie of een andere gevraagde dienst te leveren, of om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst.

Wettelijke verplichting

Bepaalde informatie moet worden verwerkt of bewaard omdat Belgische of Europese wetgeving dit vereist, onder meer in het kader van boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, voor zover uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen.

Dergelijke gerechtvaardigde belangen kunnen onder meer zijn:

• de bescherming van gasten, medewerkers en eigendommen;
• preventie van fraude en incidenten;
• toegangscontrole;
• netwerk- en IT-beveiliging;
• het behandelen en verdedigen van klachten of vorderingen;
• het bijhouden van passende bedrijfsadministratie;
• het verbeteren van onze dienstverlening en werking.

Toestemming

Waar vereist vragen wij uw toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingactiviteiten of niet-essentiële cookies.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking plaatsvonden.

Vitale belangen

In uitzonderlijke omstandigheden kunnen persoonsgegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om het leven of de fysieke veiligheid van u of een andere persoon te beschermen.

6. Reservaties via derden

Wanneer u Hotel Portinari boekt via een derde partij, zoals een online reisagent, reisbureau, touroperator of zakelijke boekingspartner, kan deze partij de persoonsgegevens aan ons bezorgen die nodig zijn om uw reservatie te beheren.

De derde partij kan zelf bepalen hoe zij uw gegevens verwerkt vóór deze aan ons worden doorgegeven. Haar eigen privacybeleid is dan eveneens van toepassing.

Zodra Hotel Portinari uw reservatiegegevens ontvangt, verwerken wij deze overeenkomstig dit beleid.

7. Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen en organisaties die deze nodig hebben voor een gerechtvaardigd doel.

Afhankelijk van de betrokken dienst kunnen gegevens worden gedeeld met:

• bevoegde medewerkers en directie van Hotel Portinari;
• leveranciers van reservatie- en propertymanagementsystemen;
• leveranciers van websites en boekingsmotoren;
• betalingsdienstverleners;
• banken en financiële instellingen;
• boekhouders en financiële dienstverleners;
• IT-, hosting-, cloud- en cybersecurityproviders;
• e-mail- en communicatiedienstverleners;
• platformen voor gastencommunicatie en klantenservice;
• leveranciers van elektronische toegangscontrole;
• leveranciers van camera- en beveiligingssystemen;
• professionele adviseurs zoals advocaten, auditors en verzekeraars;
• overheidsinstanties, politie, rechtbanken of toezichthouders wanneer dit wettelijk vereist of toegestaan is;
• andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken.

Onze verwerkers mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken binnen het kader van hun contractuele instructies en de toepasselijke privacywetgeving.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan adverteerders of databrokers.

8. Internationale gegevensoverdrachten

Sommige van onze technologie- en dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt, vereist Hotel Portinari passende waarborgen overeenkomstig de GDPR, zoals een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde contractuele waarborgen of andere wettelijk erkende mechanismen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is of gerechtvaardigd is door een lopend geschil, onderzoek of juridische vordering.

Bewaartermijnen kunnen daarom verschillen naargelang het type informatie.

Bij het bepalen van de passende bewaartermijn houden wij onder meer rekening met:

• wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• contractuele verplichtingen;
• verjaringstermijnen voor juridische vorderingen;
• het doel waarvoor de informatie werd verzameld;
• beveiligingsvereisten;
• het beginsel van minimale gegevensverwerking.

Zodra persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd, geanonimiseerd of op een andere veilige manier vernietigd.

Specifieke bewaartermijnen voor camerabeelden en toegangslogs worden hieronder vermeld.

10. Camerabewaking

Hotel Portinari maakt gebruik van camerabewaking voor beveiligingsdoeleinden.

Camera’s kunnen 24 uur per dag actief zijn in aangeduide zones van het hotel, waaronder, waar van toepassing:

• inkomzones;
• lobby- en receptiezones;
• gangen en doorgangszones;
• kantoor- of operationele zones;
• andere zones die beveiliging vereisen.

Camera’s zijn niet bedoeld om privéactiviteiten van gasten te volgen en worden niet geplaatst in gastenkamers, badkamers of andere ruimtes waar gasten redelijkerwijs een hoge mate van privacy mogen verwachten.

De aanwezigheid van camerabewaking wordt aangeduid met de wettelijk vereiste pictogrammen.

Doel van camerabewaking

Camerabewaking wordt onder meer gebruikt voor:

• de bescherming van gasten, bezoekers en medewerkers;
• de bescherming van gebouwen, installaties en andere eigendommen;
• het voorkomen, vaststellen of onderzoeken van diefstal, vandalisme, geweld of andere beveiligingsincidenten;
• het controleren van ongeoorloofde toegang;
• het documenteren van incidenten waar nodig.

Camerabeelden worden niet gebruikt voor commerciële profilering of marketingdoeleinden.

Rechtsgrond

De verwerking van camerabeelden is hoofdzakelijk gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Hotel Portinari om personen en eigendommen te beschermen en op de toepasselijke Belgische wetgeving inzake camerabewaking.

Bewaring

Opgenomen camerabeelden worden in principe niet langer dan 30 dagen bewaard.

Beelden kunnen langer worden bewaard wanneer zij relevant zijn voor:

• een vastgesteld beveiligingsincident;
• een vermoeden van strafbare feiten;
• een klacht;
• een verzekeringsdossier;
• een juridisch geschil;
• een onderzoek door politie of een andere bevoegde instantie.

In dat geval worden uitsluitend de relevante beelden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betrokken doel of de betrokken procedure.

Opgenomen beelden worden bewaard op beveiligde infrastructuur, waaronder beveiligde cloudinfrastructuur waar van toepassing.

Toegang tot beelden

Toegang tot camerabeelden is strikt beperkt tot bevoegde personen die deze toegang nodig hebben voor beveiligings-, technische, juridische of managementdoeleinden.

Hotel Portinari verstrekt camerabeelden niet zomaar aan gasten, medewerkers of derden op basis van een informeel verzoek.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op een incident, wordt dit beoordeeld overeenkomstig de GDPR, de Belgische camerawetgeving en de rechten en privacy van andere personen die op de beelden voorkomen.

Camerabeelden kunnen worden verstrekt aan politie, gerechtelijke autoriteiten, verzekeraars of andere bevoegde of gemachtigde partijen wanneer dit wettelijk is toegestaan of vereist.

11. Elektronische toegangscontrole en deurlogs

Voor beveiligings- en toegangsbeheer maakt Hotel Portinari gebruik van elektronische toegangscontrolesystemen.

Afhankelijk van het systeem en het toegangspunt kunnen deze systemen onder meer registreren:

• datum en tijdstip van een toegangspoging;
• de betrokken kamer, deur of toegangspunt;
• de gebruikte sleutelkaart, elektronische sleutel, toegangsreferentie of identificator;
• of toegang werd toegestaan of geweigerd;
• waar van toepassing de gebruiker, kamer of machtiging die aan het toegangsgegeven gekoppeld is.

Deur- en toegangslogs kunnen daardoor persoonsgegevens vormen.

Doel

Elektronische toegangslogs worden uitsluitend gebruikt voor gerechtvaardigde operationele en beveiligingsdoeleinden, waaronder:

• het verlenen en beheren van toegang tot hotelkamers;
• het beperken van toegang tot personeels- of beveiligde zones;
• het onderzoeken van beveiligingsincidenten;
• het onderzoeken van gemelde ongeoorloofde toegang;
• het oplossen van technische problemen met elektronische sloten en toegangscontrolesystemen;
• het beschermen van gasten, medewerkers en eigendommen;
• het vaststellen van feiten in geval van een klacht, incident of juridisch geschil.

Toegangslogs worden niet gebruikt voor reclame of commerciële profilering.

Bewaartermijn

Elektronische deur- en toegangslogs worden normaal maximaal 90 dagen bewaard, tenzij technisch een kortere bewaartermijn is ingesteld.

Wanneer een log relevant is voor een beveiligingsincident, klacht, politieonderzoek, verzekeringsdossier of juridisch geschil, kunnen de betrokken gegevens langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling van het dossier.

Toegang tot deurlogs

Toegang tot elektronische deurlogs is beperkt tot bevoegde directieleden, aangeduid technisch personeel en bevoegde dienstverleners waar dit noodzakelijk is.

Deurlogs kunnen worden verstrekt aan politie, gerechtelijke autoriteiten of andere bevoegde personen wanneer dit wettelijk vereist of toegestaan is.

Wanneer een gast toegang vraagt tot deurloggegevens van zijn of haar kamer, beoordeelt Hotel Portinari dit verzoek volgens de toepasselijke privacywetgeving en met inachtneming van de privacy- en veiligheidsrechten van andere personen.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

Hotel Portinari past passende technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• ongeoorloofde toegang;
• onopzettelijk verlies;
• onrechtmatige bekendmaking;
• wijziging;
• vernietiging;
• misbruik.

Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeperkingen, gebruikersauthenticatie, logging, encryptie, beveiligde cloudinfrastructuur, back-ups, personeelsinstructies en contractuele beveiligingsverplichtingen voor dienstverleners.

Toegang tot persoonsgegevens wordt verleend volgens functie en noodzaak.

Geen enkel informatiesysteem kan evenwel een absolute garantie bieden tegen elk mogelijk beveiligingsincident.

13. Cookies en websitetechnologieën

Onze website kan gebruikmaken van cookies en gelijkaardige technologieën.

Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website kunnen zonder toestemming worden gebruikt waar dit wettelijk is toegestaan.

Analytische, advertentie- of andere niet-essentiële cookies worden uitsluitend gebruikt wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat en, waar vereist, nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven via ons cookiebeheersysteem.

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Meer informatie over de gebruikte cookies, hun leveranciers, doeleinden en bewaartermijnen moet beschikbaar zijn via onze cookie-instellingen of cookienotice.

14. Marketing en nieuwsbrieven

Wij kunnen nieuwsbrieven, aanbiedingen of andere commerciële communicatie versturen wanneer u daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer een andere rechtsgrond dit toelaat.

U kunt zich op elk moment uitschrijven via:

• de uitschrijffunctie in de communicatie; of
• een bericht aan info@portinari.be.

Uitschrijven voor marketingcommunicatie heeft geen invloed op operationele communicatie met betrekking tot een bestaande reservatie, betaling, verblijf, klacht of andere dienst.

15. Kinderen

Persoonsgegevens van kinderen kunnen worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor een gezinsreservatie, accommodatie, veiligheid of een andere gevraagde hoteldienst.

Wij beperken deze verwerking tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is.

Ouders of wettelijke vertegenwoordigers kunnen ons contacteren over persoonsgegevens van hun kinderen waar van toepassing.

16. Uw privacyrechten

Onder de voorwaarden en beperkingen van de GDPR kunt u onder meer het recht hebben om:

• informatie te verkrijgen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken;
• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
• verwijdering van persoonsgegevens te vragen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• bepaalde persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is;
• een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Deze rechten zijn niet absoluut. Bepaalde persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld niet worden verwijderd wanneer wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren of wanneer ze noodzakelijk zijn voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via:

manager@portinari.be

of:

Hotel Portinari
NV Zandhotel
’t Zand 15
8000 Brugge
België

Wij kunnen redelijke informatie vragen om uw identiteit te controleren voordat wij toegang tot persoonsgegevens verlenen.

17. Klachten

Indien u van mening bent dat Hotel Portinari uw persoonsgegevens onrechtmatig heeft verwerkt, vragen wij u om eerst contact met ons op te nemen zodat wij uw klacht kunnen onderzoeken.

U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Brussel, België
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

18. Politie, gerechtelijke en andere officiële verzoeken

Persoonsgegevens, camerabeelden, toegangsgegevens of andere registraties kunnen worden verstrekt aan politie, gerechtelijke autoriteiten of andere wettelijk bevoegde instanties wanneer dit door de wet wordt vereist of toegestaan.

Hotel Portinari verleent geen onbeperkte toegang tot dergelijke informatie.

Verzoeken worden beoordeeld op basis van de bevoegdheid van de verzoekende partij, het doel van het verzoek en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Waar nodig kunnen relevante camerabeelden, elektronische deurlogs en andere registraties worden veiliggesteld om automatische verwijdering te voorkomen zolang een gerechtvaardigd onderzoek of juridische procedure loopt.

19. Geautomatiseerde besluitvorming

Hotel Portinari neemt momenteel geen beslissingen met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor gasten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking of profilering.

Indien dit in de toekomst verandert, zal dit beleid overeenkomstig worden aangepast.

20. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Hotel Portinari kan dit privacy- en gegevensbeschermingsbeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in onze diensten, technologie, leveranciers of toepasselijke wetgeving.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd en vermeldt de datum van de laatste update.

Bij belangrijke wijzigingen kan bijkomende informatie worden verstrekt waar dit passend is.

21. Contact

Vragen over privacy, camerabewaking, elektronische toegangslogs of de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen worden gericht aan:

Hotel Portinari
NV Zandhotel
’t Zand 15
8000 Brugge
België

Algemene vragen: info@portinari.be
Vragen over privacy en beveiliging: manager@portinari.be
Telefoon: +32 (0)50 34 10 34