Dernière mise à jour : 10 janvier 2026

Hotel Portinari respecte votre vie privée et traite les données à caractère personnel avec soin, transparence et au moyen de mesures de sécurité appropriées.

La présente politique de confidentialité et de protection des données explique comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons les données à caractère personnel lorsque vous consultez notre site internet, effectuez une réservation, séjournez à Hotel Portinari, visitez nos locaux, nous contactez ou utilisez de toute autre manière nos services.

Elle explique également notre utilisation de la vidéosurveillance ainsi que des journaux électroniques d’accès et d’ouverture des portes.

1. Qui est responsable de vos données à caractère personnel ?

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :

NV Zandhotel
exerçant sous le nom Hotel Portinari
Numéro d’entreprise : BE 0423.614.935
’t Zand 15
8000 Bruges
Belgique

Téléphone : +32 (0)50 34 10 34
E-mail : info@portinari.be
Questions relatives à la confidentialité et à la sécurité : manager@portinari.be
Site internet : www.portinari.be

Dans la présente politique, les termes « Hotel Portinari », « nous », « notre » et « nos » désignent NV Zandhotel.

2. À qui s’applique cette politique ?

Cette politique s’applique notamment aux données à caractère personnel relatives :

• aux clients de l’hôtel et aux personnes les accompagnant ;
• aux personnes effectuant ou demandant une réservation ;
• aux visiteurs de notre hôtel, restaurant, bar ou espaces événementiels ;
• aux visiteurs de notre site internet ;
• aux personnes qui nous contactent par téléphone, e-mail, réseaux sociaux ou autre canal de communication ;
• aux personnes inscrites à notre newsletter ou à nos communications marketing ;
• aux fournisseurs, contacts professionnels et représentants d’entreprises ;
• aux participants à des réunions, groupes et événements organisés dans nos locaux.

Des informations de confidentialité distinctes peuvent s’appliquer aux employés, candidats à un emploi et autres catégories spécifiques de personnes lorsque cela est nécessaire.

3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

Selon votre relation avec Hotel Portinari, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes.

Données d’identification et de contact

Cela peut notamment comprendre :

• nom et prénom ;
• adresse postale ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• nationalité ;
• date de naissance lorsque cela est nécessaire ;
• données relatives à un document d’identité lorsque la loi l’exige ;
• nom de l’entreprise et données TVA ou de facturation.

Données relatives aux réservations et séjours

Cela peut notamment comprendre :

• dates d’arrivée et de départ ;
• type et numéro de chambre ;
• nombre et identité des clients lorsque cela est applicable ;
• historique des réservations ;
• demandes et préférences communiquées ;
• correspondance relative à votre réservation ou votre séjour ;
• informations concernant les services commandés pendant votre séjour ;
• plaintes, incidents et informations relatives au service client.

Lorsque vous nous communiquez volontairement des informations concernant des allergies, des besoins en matière d’accessibilité ou d’autres besoins particuliers, nous les traitons uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir le service demandé.

Données de paiement et de facturation

Nous pouvons notamment traiter :

• le mode de paiement ;
• le statut du paiement ;
• les références de transaction ;
• les montants payés ou restant dus ;
• les données de facturation ;
• les informations relatives aux acomptes ou garanties.

Les données de carte de paiement peuvent être traitées par des prestataires de services de paiement spécialisés. Hotel Portinari ne reçoit ni ne conserve nécessairement lui-même l’intégralité des données de carte.

Données en ligne et techniques

Lorsque vous consultez notre site internet ou utilisez nos services en ligne, nous pouvons traiter des informations techniques telles que :

• l’adresse IP ;
• les informations relatives au navigateur et à l’appareil ;
• la date et l’heure de la connexion ;
• les pages consultées ;
• les informations de provenance ;
• les journaux techniques ;
• les identifiants de cookies et technologies similaires, le cas échéant.

Communications

Nous pouvons conserver les communications échangées avec vous, notamment les e-mails, messages, notes téléphoniques et correspondances via des plateformes de réservation ou d’autres services de communication, lorsque cela est nécessaire pour le service client, la gestion des réservations, le traitement des litiges, la sécurité ou à des fins juridiques.

Images de vidéosurveillance

Certaines zones de Hotel Portinari sont protégées par vidéosurveillance.

De plus amples informations figurent à l’article 10 ci-dessous.

Contrôle électronique des accès et journaux de portes

Nos systèmes électroniques de contrôle d’accès peuvent enregistrer des informations concernant l’utilisation de clés électroniques, cartes d’accès, identifiants ou autres moyens d’accès.

De plus amples informations figurent à l’article 11 ci-dessous.

4. Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel ?

Nous traitons les données à caractère personnel uniquement pour des finalités déterminées et légitimes.

Ces finalités comprennent notamment :

• le traitement des demandes et demandes de réservation ;
• la gestion et l’exécution des réservations hôtelières ;
• l’identification et l’accueil des clients ;
• la fourniture de services hôteliers, de restauration, événementiels et autres services demandés ;
• le traitement des paiements, acomptes et factures ;
• la communication avec les clients avant, pendant et après leur séjour ;
• le traitement des demandes, plaintes et litiges ;
• le respect des obligations comptables, fiscales, d’enregistrement et autres obligations légales ;
• la sécurisation de nos bâtiments, clients, collaborateurs et biens ;
• la prévention et l’examen des vols, fraudes, accès non autorisés et autres incidents ;
• la gestion des accès électroniques aux chambres et zones sécurisées ;
• la maintenance et l’amélioration de notre site internet et de nos systèmes informatiques ;
• la protection de notre infrastructure informatique contre les abus et incidents de sécurité ;
• l’analyse et l’amélioration de nos services ;
• l’envoi de communications marketing lorsque la loi l’autorise ;
• la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Nous n’utilisons pas les données à caractère personnel à des fins incompatibles avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées.

5. Bases juridiques du traitement

Selon le traitement concerné, Hotel Portinari se fonde sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes prévues par le Règlement général sur la protection des données.

Exécution d’un contrat

Nous traitons des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour traiter une réservation, fournir un hébergement ou un autre service demandé, ou prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d’un contrat.

Obligation légale

Certaines informations doivent être traitées ou conservées parce que la législation belge ou européenne l’exige, notamment en matière comptable, fiscale ou administrative.

Intérêt légitime

Nous pouvons traiter des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire aux intérêts légitimes de Hotel Portinari ou d’un tiers, à condition que vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.

Ces intérêts légitimes peuvent notamment inclure :

• la protection des clients, collaborateurs et biens ;
• la prévention des fraudes et incidents ;
• le contrôle des accès ;
• la sécurité des réseaux et systèmes informatiques ;
• le traitement et la défense des plaintes ou réclamations ;
• la tenue d’une administration appropriée ;
• l’amélioration de nos services et opérations.

Consentement

Lorsque cela est nécessaire, nous vous demandons votre consentement, par exemple pour certaines activités de marketing ou certains cookies non essentiels.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant le retrait.

Intérêts vitaux

Dans des circonstances exceptionnelles, des données à caractère personnel peuvent être traitées lorsque cela est nécessaire pour protéger la vie ou la sécurité physique de la personne concernée ou d’une autre personne.

6. Réservations via des tiers

Lorsque vous réservez Hotel Portinari par l’intermédiaire d’un tiers tel qu’une agence de voyage en ligne, une agence de voyages, un tour-opérateur ou un partenaire de réservation professionnel, ce tiers peut nous transmettre les données à caractère personnel nécessaires à la gestion de votre réservation.

Ce tiers peut déterminer de manière indépendante comment il traite vos informations avant de nous les transmettre. Sa propre politique de confidentialité s’applique donc également à ce traitement.

Dès que Hotel Portinari reçoit vos données de réservation, nous les traitons conformément à la présente politique.

7. Qui reçoit vos données à caractère personnel ?

Nous limitons l’accès aux données à caractère personnel aux personnes et organisations qui en ont besoin pour une finalité légitime.

Selon le service concerné, les données peuvent être partagées avec :

• les collaborateurs autorisés et la direction de Hotel Portinari ;
• les fournisseurs de systèmes de réservation et de gestion hôtelière ;
• les fournisseurs du site internet et du moteur de réservation ;
• les prestataires de services de paiement ;
• les banques et institutions financières ;
• les comptables et prestataires financiers ;
• les prestataires informatiques, d’hébergement, de cloud et de cybersécurité ;
• les prestataires de messagerie et de communication ;
• les plateformes de service client et de communication avec les clients ;
• les fournisseurs de systèmes électroniques de contrôle d’accès ;
• les fournisseurs de systèmes de vidéosurveillance et de sécurité ;
• les conseillers professionnels tels que les avocats, auditeurs et assureurs ;
• les autorités publiques, la police, les tribunaux ou autorités de contrôle lorsque cela est requis ou autorisé par la loi ;
• d’autres parties lorsque cela est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Nos sous-traitants ne peuvent traiter les données à caractère personnel que dans le cadre de leurs instructions contractuelles et conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel à des annonceurs ou courtiers en données.

8. Transferts internationaux de données

Certains de nos prestataires technologiques et de services peuvent traiter ou conserver des données en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque cela se produit, Hotel Portinari exige des garanties appropriées conformément au RGPD, telles qu’une décision d’adéquation, des garanties contractuelles approuvées ou d’autres mécanismes légalement reconnus.

9. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf lorsqu’une durée plus longue est requise par la loi ou justifiée par un litige, une enquête ou une procédure judiciaire en cours.

Les durées de conservation peuvent donc varier selon le type d’information.

Pour déterminer la durée appropriée, nous tenons notamment compte :

• des obligations légales comptables et fiscales ;
• des obligations contractuelles ;
• des délais de prescription applicables aux actions en justice ;
• de la finalité pour laquelle les données ont été collectées ;
• des exigences de sécurité ;
• du principe de minimisation des données.

Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées, anonymisées ou détruites de manière sécurisée.

Des durées de conservation spécifiques pour les images de vidéosurveillance et les journaux d’accès sont indiquées ci-dessous.

10. Vidéosurveillance

Hotel Portinari utilise des caméras de surveillance à des fins de sécurité.

Les caméras peuvent fonctionner 24 heures sur 24 dans certaines zones désignées de l’hôtel, notamment, le cas échéant :

• les zones d’entrée ;
• le lobby et la réception ;
• les couloirs et zones de circulation ;
• les bureaux ou zones opérationnelles ;
• d’autres zones nécessitant une surveillance de sécurité.

Les caméras ne sont pas destinées à surveiller les activités privées des clients et ne sont pas installées dans les chambres, salles de bains ou autres espaces où les clients peuvent raisonnablement attendre un niveau élevé de confidentialité.

La présence de caméras est indiquée au moyen de la signalisation légalement requise.

Finalités de la vidéosurveillance

La vidéosurveillance est notamment utilisée afin de :

• protéger les clients, visiteurs et collaborateurs ;
• protéger les bâtiments, équipements et autres biens ;
• prévenir, constater ou examiner les vols, actes de vandalisme, violences ou autres incidents de sécurité ;
• contrôler les accès non autorisés ;
• documenter des incidents lorsque cela est nécessaire.

Les images ne sont pas utilisées à des fins de profilage commercial ou de marketing.

Base juridique

Le traitement des images de vidéosurveillance repose principalement sur l’intérêt légitime de Hotel Portinari à protéger les personnes et les biens ainsi que sur la législation belge applicable en matière de caméras de surveillance.

Conservation

Les images enregistrées sont en principe conservées pendant une durée maximale de 30 jours.

Elles peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’elles sont pertinentes dans le cadre :

• d’un incident de sécurité identifié ;
• d’un soupçon d’infraction pénale ;
• d’une plainte ;
• d’un dossier d’assurance ;
• d’un litige juridique ;
• d’une enquête menée par la police ou une autre autorité compétente.

Dans ce cas, seules les images pertinentes sont conservées aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour la finalité concernée ou la procédure applicable.

Les images enregistrées sont conservées sur une infrastructure sécurisée, y compris une infrastructure cloud sécurisée lorsque cela est applicable.

Accès aux images

L’accès aux images de vidéosurveillance est strictement limité aux personnes autorisées qui en ont besoin à des fins de sécurité, techniques, juridiques ou de gestion.

Hotel Portinari ne transmet pas automatiquement les images à des clients, collaborateurs ou tiers sur la base d’une simple demande informelle.

Lorsqu’une demande concerne un incident, elle est évaluée conformément au RGPD, à la législation belge sur les caméras et aux droits et à la vie privée des autres personnes apparaissant sur les images.

Les images peuvent être transmises à la police, aux autorités judiciaires, aux assureurs ou à d’autres parties compétentes ou autorisées lorsque cela est permis ou requis par la loi.

11. Contrôle électronique des accès et journaux de portes

Hotel Portinari utilise des systèmes électroniques de contrôle d’accès à des fins de sécurité et de gestion des accès.

Selon le système et le point d’accès, ces systèmes peuvent enregistrer :

• la date et l’heure d’une tentative d’accès ;
• la chambre, porte ou point d’accès concerné ;
• la carte-clé, clé électronique, identifiant ou autre moyen d’accès utilisé ;
• si l’accès a été autorisé ou refusé ;
• le cas échéant, l’utilisateur, la chambre ou l’autorisation associée à l’identifiant.

Les journaux de portes et d’accès peuvent donc constituer des données à caractère personnel.

Finalités

Les journaux électroniques d’accès sont utilisés exclusivement à des fins opérationnelles et de sécurité légitimes, notamment afin de :

• fournir et gérer l’accès aux chambres d’hôtel ;
• limiter l’accès aux zones réservées au personnel ou sécurisées ;
• examiner des incidents de sécurité ;
• examiner des signalements d’accès non autorisés ;
• résoudre des problèmes techniques liés aux serrures électroniques et systèmes de contrôle d’accès ;
• protéger les clients, collaborateurs et biens ;
• établir les faits en cas de plainte, incident ou litige.

Les journaux d’accès ne sont pas utilisés à des fins publicitaires ou de profilage commercial.

Durée de conservation

Les journaux électroniques de portes et d’accès sont normalement conservés pendant une durée maximale de 90 jours, sauf lorsqu’une durée plus courte est configurée techniquement.

Lorsqu’un journal est pertinent dans le cadre d’un incident de sécurité, d’une plainte, d’une enquête policière, d’un dossier d’assurance ou d’un litige juridique, les données concernées peuvent être conservées plus longtemps pendant la durée nécessaire au traitement de l’affaire.

Accès aux journaux de portes

L’accès aux journaux électroniques de portes est limité aux membres autorisés de la direction, au personnel technique désigné et aux prestataires autorisés lorsque cela est nécessaire.

Les journaux peuvent être communiqués à la police, aux autorités judiciaires ou à d’autres personnes compétentes lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

Lorsqu’un client demande l’accès aux données de journal relatives à sa chambre, Hotel Portinari évalue cette demande conformément à la législation applicable en matière de protection des données et tient également compte des droits à la vie privée et à la sécurité d’autres personnes.

12. Sécurité des données à caractère personnel

Hotel Portinari applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre :

• l’accès non autorisé ;
• la perte accidentelle ;
• la divulgation illicite ;
• la modification ;
• la destruction ;
• l’utilisation abusive.

Ces mesures peuvent notamment comprendre des restrictions d’accès, l’authentification des utilisateurs, la journalisation, le chiffrement, une infrastructure cloud sécurisée, des sauvegardes, des instructions destinées au personnel et des obligations contractuelles de sécurité imposées aux prestataires.

L’accès aux données à caractère personnel est accordé en fonction de la fonction et de la nécessité.

Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une protection absolue contre tous les incidents de sécurité possibles.

13. Cookies et technologies du site internet

Notre site internet peut utiliser des cookies et des technologies similaires.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site peuvent être utilisés sans consentement lorsque la loi le permet.

Les cookies analytiques, publicitaires ou autres cookies non essentiels sont uniquement utilisés lorsqu’une base juridique appropriée existe et, lorsque cela est requis, après votre consentement via notre système de gestion des cookies.

Vous pouvez modifier ou retirer vos préférences en matière de cookies à tout moment via les paramètres de cookies disponibles sur notre site.

Des informations complémentaires concernant les cookies utilisés, leurs fournisseurs, leurs finalités et leurs durées de conservation doivent être disponibles via nos paramètres ou notre notice relative aux cookies.

14. Marketing et newsletters

Nous pouvons envoyer des newsletters, offres ou autres communications commerciales lorsque vous avez donné votre consentement ou lorsqu’une autre base juridique l’autorise.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment :

• en utilisant le lien de désinscription prévu dans la communication ; ou
• en nous contactant via info@portinari.be.

La désinscription des communications marketing n’affecte pas les communications opérationnelles relatives à une réservation existante, un paiement, un séjour, une plainte ou un autre service.

15. Enfants

Des données à caractère personnel relatives à des enfants peuvent être traitées lorsque cela est nécessaire dans le cadre d’une réservation familiale, d’un hébergement, de la sécurité ou d’un autre service hôtelier demandé.

Nous limitons ce traitement à ce qui est raisonnablement nécessaire.

Les parents ou représentants légaux peuvent nous contacter concernant les données à caractère personnel de leurs enfants lorsque cela est applicable.

16. Vos droits en matière de protection des données

Sous réserve des conditions et limitations prévues par le RGPD, vous pouvez notamment avoir le droit de :

• obtenir des informations sur la manière dont nous traitons vos données ;
• obtenir l’accès à vos données à caractère personnel ;
• faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• demander l’effacement de données à caractère personnel ;
• demander la limitation du traitement ;
• vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime ;
• vous opposer au marketing direct ;
• recevoir certaines données à caractère personnel dans un format portable ;
• retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;
• introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente.

Ces droits ne sont pas absolus. Certaines données ne peuvent par exemple pas être supprimées lorsque nous sommes légalement tenus de les conserver ou lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Pour exercer vos droits, contactez :

manager@portinari.be

ou :

Hotel Portinari
NV Zandhotel
’t Zand 15
8000 Bruges
Belgique

Nous pouvons demander des informations raisonnables afin de vérifier votre identité avant de vous donner accès aux données à caractère personnel.

17. Plaintes

Si vous estimez que Hotel Portinari a traité vos données à caractère personnel de manière illicite, nous vous invitons à nous contacter en premier lieu afin que nous puissions examiner votre plainte.

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données :

Autorité de protection des données
Bruxelles, Belgique
www.autoriteprotectiondonnees.be

18. Demandes de la police, des autorités judiciaires et autres autorités officielles

Des données à caractère personnel, images de vidéosurveillance, informations de contrôle d’accès ou autres enregistrements peuvent être communiqués à la police, aux autorités judiciaires ou à toute autre autorité légalement compétente lorsque cette communication est requise ou autorisée par la loi.

Hotel Portinari n’accorde pas un accès illimité à ces informations.

Les demandes sont évaluées en fonction de la compétence de l’autorité demanderesse, de la finalité de la demande et des exigences légales applicables.

Lorsque cela est approprié, des images de vidéosurveillance, journaux électroniques de portes et autres enregistrements pertinents peuvent être préservés afin d’éviter leur suppression automatique pendant la durée d’une enquête légitime ou d’une procédure juridique.

19. Prise de décision automatisée

Hotel Portinari ne prend actuellement aucune décision produisant des effets juridiques ou similaires significatifs pour les clients sur la seule base d’un traitement automatisé ou d’un profilage.

Si cela devait changer, la présente politique serait mise à jour en conséquence.

20. Modifications de la présente politique de confidentialité

Hotel Portinari peut modifier la présente politique de confidentialité et de protection des données de temps à autre, notamment en cas de modification de nos services, technologies, fournisseurs ou de la législation applicable.

La version la plus récente est publiée sur notre site internet et mentionne la date de sa dernière mise à jour.

En cas de modifications importantes, une information complémentaire pourra être fournie lorsque cela est approprié.

21. Contact

Les questions relatives à la confidentialité, à la vidéosurveillance, aux journaux électroniques d’accès ou au traitement de vos données à caractère personnel peuvent être adressées à :

Hotel Portinari
NV Zandhotel
’t Zand 15
8000 Bruges
Belgique

Questions générales : info@portinari.be
Questions relatives à la confidentialité et à la sécurité : manager@portinari.be
Téléphone : +32 (0)50 34 10 34